Como trabalhar com contabilidade digital

Categoria: Contabilidade

Postado em 3 de março de 2020

2 minutos

A contabilidade digital é mais do que trocar alguns e-mails com o cliente e mais do que um atendimento on-line. Além disso, é uma prova de que existem infinitas possibilidades contábeis na internet.

Por meio dela, é possível automatizar rotinas burocráticas e resolver tarefas em segundos. Isso desde o cálculo de impostos até a geração de relatórios.

Como resultado, os profissionais passam a ter mais tempo para oferecer soluções estratégicas, além de terem mais recursos para atender os clientes.

Assim como outras áreas, a contabilidade também passou a contar com a tecnologia para otimizar o seu trabalho. Dentre tantas vantagens trazidas está a maior precisão com que esse trabalho é realizado.

Por isso, os melhores escritórios e empresas têm apostado na contabilidade digital para otimizar seus processos e proporcionar um trabalho melhor, com resultados melhores.

A contabilidade é indispensável para pessoas e empresas, por isso, contar com o apoio dessa automatização torna a execução das tarefas mais hábil e mais segura. 

Mas, antes de utilizá-la, é importante conhecer mais sobre o assunto.

Neste artigo, vamos falar sobre o que é contabilidade digital, a importância dela, como funciona e as diferenças entre ela e a contabilidade tradicional.

O que é contabilidade digital?

A contabilidade digital pode ser definida como uma otimização dos serviços contábeis por meio do uso da internet e de softwares on-line. Essa otimização é realizada por meio da automação, inteligência artificial e análise de dados.

Essa contabilidade agrega tecnologia à profissão, mas não substitui pessoas por computadores, como temido antigamente.

A tecnologia empregada aos serviços contábeis não se configura como uma ameaça, mas sim como oportunidades aos contadores.

Portanto, a contabilidade digital é empregada pelos escritórios e por empresas como uma de consultoria em segurança privada para representar as informações contábeis em um formato digital.

Ela cria dados que podem ser manipulados e transmitidos, fazendo uso de tecnologias de comunicação e informação. Portanto, tem como objetivo principal digitalizar os processos contábeis para aumentar sua eficiência.

Tal recurso traz mais agilidade e melhora a comunicação entre o contador e seu cliente. E a contabilidade digital não é tão recente, pois está em ação no Brasil desde 2015.

Mesmo assim, não deve ser confundida com softwares genéricos de “faça você mesmo”, que têm custos baixos e nada têm a ver com a contabilidade digital verdadeira.

Isso porque, nesse tipo de trabalho, é necessário que haja um profissional contábil e sua consultoria. E o uso da contabilidade digital traz muitas vantagens que exprimem sua importância.

Por que a contabilidade digital é importante?

Quando um escritório ou uma fabricante de grampeador profissional faz uso da contabilidade digital, tem em suas mãos diversas vantagens como:

Aumento da produtividade

Essas empresas passam a contar com o auxílio de ferramentas que processam dados em segundos, o que permitem aos profissionais produzirem mais e melhor.

Por causa dela é possível automatizar tarefas que, de forma manual, levariam horas, tomando muito tempo do expediente do profissional.

Fácil acesso às informações

Somente com a contabilidade digital os profissionais conseguem ter acesso às informações dos clientes em tempo real.

Essa facilidade permite ao profissional acompanhar as movimentações financeiras diretamente na conta bancária. 

Além disso, permite monitorar o fluxo de caixa a qualquer hora e lugar, principalmente as soluções em nuvem.

Atendimento de qualidade

Outra vantagem trazida pela contabilidade digital é a melhora na qualidade dos serviços contábeis.

Essa melhora acontece porque o contador consegue resolver questões com maior rapidez, dando respostas mais assertivas aos clientes. 

Além disso, permite que o profissional esteja sempre on-line para atender.

Melhor gestão de documentos

Por meio desse tipo de contabilidade, o contador não tem mais aquela preocupação em enviar e receber documentos. 

Além disso, não precisa cobrar repetidamente os documentos do cliente.

Mais segurança

Por fim, mas não menos importante, o uso da contabilidade digital por escritórios ou fabricantes de telas de segurança oferece recursos que protegem dados sensíveis.

Isso é importante porque, já em 2020 entra em vigor a Lei de Proteção de Dados, e somente ferramentas on-line podem trazer essa adequação à contabilidade.

Estando ciente de sua importância por conta de suas vantagens, é importante, também, entender como funciona a contabilidade digital.

Como funciona a contabilidade digital?

A contabilidade digital é possível por conta de um sistema de integração contábil que faz a ligação entre o sistema de gestão do cliente e o software contábil usado pelo contador.

As boas plataformas de gestão usadas por empresas como as gráficas partilham informações como:

  • Controle financeiro;
  • Controle de estoque;
  • Orçamentos;  
  • Vendas;
  • Cotações;
  • Compras.

O contador, então, por meio de um software de contabilidade digital consegue acessar o sistema de gestão do cliente, permitindo que ele importe dados para o seu sistema de maneira simples e rápida.

Tal tecnologia facilita a coleta de informações, evitando problemas de dados e informações incorretas ou incompletas que prejudicam e atrapalham o trabalho do contador.

Além disso, a contabilidade on-line permite o acesso a informações importantes por meio de um banco de dados em nuvem. Isso permite que ele seja acessado a qualquer momento e de qualquer lugar, pois é 100% on-line.

Por exemplo, se o contador tem como cliente um chaveiro para carros, consegue acessar em tempo real as movimentações financeiras de seu cliente. Esse acesso é feito em um único lugar, o que auxilia a organização e controle da burocracia.

Por conta disso, o contador tem acesso facilitado a todas as informações necessárias para realizar o seu trabalho. Explorando informações no sistema de gestão, ele pode explorar todos os dados necessários.

Além de todas essas facilidades de seu funcionamento, a contabilidade digital emite relatórios gerenciais com muito mais agilidade, fazendo com que o contador seja ainda mais valorizado por seu cliente.

Trata-se de um sistema versátil que pode ser usado por contadores, no auxílio em seu trabalho com empresas de todos os portes, desde pequenas que realizam recarga de extintor até grandes multinacionais.

Tendo conhecimento de seu funcionamento, ainda assim é importante conhecer a diferença entre a contabilidade digital e a contabilidade tradicional.

Diferenças entre contabilidade tradicional e contabilidade digital

É importante não confundir a contabilidade digital com a contabilidade tradicional. Isso porque a contabilidade digital está focada em diminuir custos dos serviços contábeis.

Como resultado, uma das maiores diferenças está no prazo, já que a contabilidade tradicional realiza serviços manualmente.

Atividades menos automatizadas apresentam mais riscos de erros, além de queda na produtividade, aumentando o prazo.

Já com a contabilidade digital, os profissionais atuam com o auxílio de softwares que otimizam o seu trabalho, controlando suas atividades por meio de calendários inteligentes.

Na contabilidade tradicional, os profissionais têm menos tempo para lidar com as questões de gestão financeira de seus clientes, já que suas atividades são todas manuais e tomam mais tempo.

Por outro lado, com a contabilidade digital, os profissionais têm mais tempo livre para atuarem como consultores. Isso permite que solucionem problemas internos à organização.

No meio da contabilidade tradicional, o contador executa um papel mais relacionado aos saldos e questões fiscais. Já na contabilidade digital, o contador atua com mais responsabilidade.

Ele passa a atuar como um tradutor de dados, tomando as rédeas de decisões financeiras e administrativas. Por conta disso, a modalidade digital permite a contabilidade consultiva.

Para ficar ainda mais claro, é importante ter em mente uma definição mais ampla do que é a contabilidade tradicional.

O que é a contabilidade tradicional?

A contabilidade tradicional está inteiramente relacionada a informações passadas aos agentes externos de empresas, como uma creche para idoso

Essas informações estão relacionadas a bancos, governos, fornecedores e outros.

Não há, nessa modalidade, uma integração entre o sistema da empresa e do escritório de contabilidade. Por conta disso, documentos e dados físicos se fazem necessários.

Outra característica da contabilidade tradicional é uma maior preocupação com no gerenciamento interno da organização. Isso acontece, principalmente, por conta da falta de otimização de tempo.

Contabilidade digital: modalidade continuamente crescente

A contabilidade digital tem crescido continuamente, pois facilita a vida de contadores e seus clientes, como gráficas de impressão adesivo.

Essa modalidade faz com que os profissionais estejam sempre mais atualizados e competitivos. Ela permite a realização de tarefas de maneira otimizada, prática, segura e assertiva, características muito importantes para esse trabalho.

Assim como diversos outros trabalhos, a contabilidade não ficou de fora da tecnologia e se reinventou, trazendo mais facilidades aos profissionais e segurança aos clientes.

Optar pela contabilidade digital não é só uma forma de estar alinhado com a tecnologia, mas também uma maneira de oferecer o melhor em qualidade.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos. 

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