Um contabilidade automatizada é uma prática cada vez mais comum nos serviços contábeis, especialmente para simplificar tarefas operacionais rotineiras. Essa automação, no entanto, não é exclusiva da contabilidade. Ela está presente em diversos setores e áreas, desde a produção industrial até o mercado financeiro.
No entanto, surge a pergunta: num panorama geral, os processos automatizados são aplicáveis a todas as funções? E os profissionais? Qual é o papel deles nesse momento de mudança?
Pensando nisso, neste artigo vamos explorar a interação iminente entre humanos e máquinas, abordando como empreendedores podem se beneficiar dessa tendência.
Contabilidade Automatizada: O que é?
Uma contabilidade automatizada envolve a utilização de softwares especializados para realizar tarefas contábeis do dia a dia, como escrituração, emissão de guias, gerenciamento de contas e criação de relatórios.
Através de sistemas que incorporam inteligência artificial, análise de dados juntamente com aprendizado de máquina, é possível automatizar praticamente todas as atividades burocráticas e repetitivas em uma rotina contábil.
Empresas que optam por seguir os caminhos da automatização, mesmo que muitas vezes com equipes enxutas, conseguem expandir seu território grandemente, pois os processos automatizados são mais eficientes em comparação ao trabalho manual.
Até porque um software contábil com boa capacidade técnica pode processar diversas contas simultaneamente, gerar múltiplos relatórios e disponibilizá-los em tempo real aos clientes. Também traz a redução de erros, permitindo que os contadores e analistas se concentrem em tarefas mais essenciais para suas entregas.
Como funciona a contabilidade automatizada?
A implementação de uma contabilidade automatizada em uma empresa pode variar conforme o tamanho da mesma ou da complexidade e especificações de cada organização.
No caso de empresas que gerenciam internamente suas contabilidades, a automação requer investimentos em infraestrutura de TI e em sistemas contábeis configuráveis. Já para aquelas que optam pela terceirização contábil, optar por um parceiro contábil ideal é um bom ponto de partida.
Independentemente da abordagem escolhida, a contabilidade automatizada segue alguns pontos essenciais, por exemplo:
- Integração de sistemas, seja da própria empresa ou do escritório contábil.
- Coleta automática de dados sobre transações comerciais e financeiras, contendo o registro de receitas e despesas.
- Classificação e categorização dos dados coletados conforme as contas contábeis apropriadas.
- Geração de relatórios, como DRE e DFC.
- Cálculo de impostos e processamento de declarações acessórias.
- Armazenamento de dados em nuvem ou em servidores internos para garantir a privacidade e integridade das informações.
Vale ressaltar que os softwares de automação contábil são configurados para processar a contabilidade de acordo com as normas e regulamentos vigentes. Para evitar erros prejudiciais à empresa, é crucial garantir que essas ferramentas tenham acesso a dados corretos e atualizados, assegurando que os resultados estejam alinhados com a realidade.
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Além disso, se tratando da rotina de um escritório contábil, é possível obter diversas frentes através da automação. Por exemplo:
Lançamentos Contábeis: Um trabalho minucioso, que através de uma contabilidade automatizada, será feito através de softwares e ferramentas digitais, incluindo até mesmo os recibos impressos.
Emissão de Guias e Cálculo de Tributos: através de softwares específicos, é possível realizar os cálculos de maneira automática de todos os tributos necessários, seguindo à risca o regime tributário adotado, podendo também realizar a emissão de guias para pagamento.
Fechamento de livros: Livros contábeis em versão digital podem ser fechados automaticamente, além de agilizar o processo de preparação das demonstrações financeiras.
Relatórios financeiros: geração automática de relatórios financeiros, personalizados e de forma imediata. Diversas métricas podem ser geradas, como margem de lucro, performance de venda, ticket médio, entre outras.
Gestão de Contas a Pagar: Também é possível auxiliar na gestão das contas a pagar e a receber, seja por meio do envio de lembretes de pagamento ou pela criação de uma régua de cobrança eficaz, contribuindo para evitar situações de inadimplência.
E o contador? Será substituído?
A contabilidade automatizada desempenha tarefas burocráticas e repetitivas, visando aprimorar a produtividade do contador, tornando-o mais estratégico e essencial para seus clientes.
É importante notar que a automação não substitui o profissional contábil, pois toda empresa necessita de um contador para lidar com questões contábeis junto ao governo, exceto no caso do MEI.
Ou seja, Mesmo com sistemas contábeis automatizando as funções essenciais para atender às normas fiscais e regulatórias, a presença do contador é fundamental em situações como:
- Análise financeira
- Gestão de risco e auditoria
- Planejamento tributário e estratégico
- Consultoria em gestão de projetos, entre outras.
Uma contabilidade estratégica como parceira na sua automatização
A automação contábil é uma tendência que pode tornar seus processos mais eficientes e produtivos. Isso pode ser aplicado de diferentes formas, seja internamente para empresas com departamento contábil próprio ou por meio de um parceiro contábil terceirizado.
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