Quem nunca foi dormir desejando que o dia tivesse mais que 24 horas, não sabe a aflição que uma lista de afazeres não concluídos pode trazer. Gerir o tempo não é tarefa fácil, principalmente para quem é dono do próprio negócio e precisa estar à frente de todos os processos para que tudo
aconteça conforme o planejado.
Para um empreendedor, ser produtivo e saber administrar o tempo são características tão essenciais quanto entender do negócio. Porém, isso também está entre os principais desafios: como ter uma visão 360° do empreendimento sem atropelar os processos do dia a dia por causa de uma agenda
lotada?
A seguir daremos 7 dicas para ajudar os donos de empresa a gerirem melhor o seu tempo e, consequentemente, serem mais produtivos.
1. Tecnologia: uma grande aliada
Documentos na nuvem, agenda sincronizada, organizador de tarefas e aplicativos de comunicação como Slack e Skype podem salvar seu dia, todos os dias. Essas ferramentas facilitam (e muito!) as coisas quando o assunto é gestão de tempo. Faça uma rápida pesquisa e veja quais ferramentas
podem se encaixar ao seu ritmo de trabalho e então instale e comece a usar. Pra ontem!
2. Reuniões: quanto menos, menores e mais curtas melhor
Esqueça a ideia de uma mesa com 12 pessoas, todas sentadas e discutindo assuntos por horas. Essa é a receita certa da improdutividade. Aprenda com os CEO’s das grandes empresas e reduza o número de reuniões ao máximo. Se o assunto não for possível resolver por e-mail, Skype ou ligação, reúna-se somente com as pessoas necessárias, e então converse de pé, por no máximo 15 minutos. Se puder ser caminhando pela empresa ou dando uma volta na quadra, melhor ainda.
3. Planeje 70, reserve 30
Um bom dia começa com um bom planejamento. Tire meia hora da sua manhã para listar tudo o que precisa ser feito naquele dia, mas sem exageros. Depois faça um filtro: tire tudo o que não é urgente, o que não é necessário e o que pode ser realocado para outro dia. A ideia é ter 70% do seu
dia programado e deixar os outros 30% reservados para lidar com os imprevistos, emergências e alinhamentos. Você vai ver como a rotina parece menos sufocada.
4. Aplique o Pomodoro
Não, não estamos falando de fazer macarrão no meio do expediente. Pomodoro é uma técnica muito conhecida para otimizar tempo e gerar mais produtividade. Funciona basicamente assim: ao começar uma tarefa longa, divida-a em partes de 25 minutos de trabalho e 10 de descanso. Nesses
10 minutos você pode fazer tudo que não seja trabalho. Vale tomar um café, uma água, dar uma volta na quadra, conversar com um colega sobre assuntos triviais, etc. Só não é recomendado ficar na frente do computador ou celular checando e-mails e redes sociais. Use esse tempo como um
break para o seu cérebro, quando voltar, volte com tudo!
5. Longe da caixa de e-mail, longe do coração
E-mails são os principais ladrões de tempo dos empreendedores. Se você é desses que passa o dia todo alternando entre responder e-mails e fazer o que precisa ser feito, pode ir parando. Programe sua caixa de entrada para atualizar no máximo 3 vezes por dia e não sempre que alguém mandar
uma mensagem nova ou você clicar no botão. Dessa forma, automaticamente você vai se programar para ler e responder e-mails em determinados momentos do dia (que devem estar previstos na sua lista de afazeres), reduzindo drasticamente o tempo gasto com isso.
6. Livre-se de tudo o que tira o seu foco
Antes de se livrar daquilo que prejudica a sua atenção é preciso saber “o que” tira o seu foco. Barulho? Redes sociais? Celular? Primeiro identifique esses pontos e depois livre-se deles. O ideal é que você se programe para ter um momento 100% focado. Por exemplo, ao planejar o seu dia, mapeie as tarefas que mais irão exigir a sua atenção e quanto tempo você irá precisar para executá-las. Então, quando for o momento de colocar a mão na massa, desligue o celular, feche o máximo de abas de internet possível, vá para algum lugar silencioso, onde dificilmente você será interrompido e
apenas faça o que precisa ser feito.
7. Tire um tempo para você
Sim, você não leu errado. Quando estamos relaxados e com a mente tranquila, raciocinamos melhor, agimos melhor e produzimos melhor. Tirar um tempo para descansar e se desligar do trabalho é tão eficiente quando sentar na cadeira e trabalhar. Uma boa ideia que, além de relaxar, ainda melhora a concentração, é praticar exercícios. Não estamos falando de pegar pesado na academia, mas apenas fazer uma caminhada ou corrida leve todos os dias já é o suficiente. Pronto. Ao seguir essas 7 dicas você vai perceber que ser mais produtivo, mesmo tendo um dia com 24 horas, é totalmente possível. Mas como um último conselho, tente aplicá-las aos poucos, comece com a que você considerar mais simples e então vá adotando as demais conforme for se adaptando.Dessa maneira você ficará mais favorável às mudanças.
Aproveite o processo e mãos à obra!
